BALVI GmbH

Schnittstelle zu Dokumentenmanagementsystemen (DMS)

Aktuell werden Dokumente rund um BALVI iP entweder in der BALVI iP-Datenbank oder im lokalen Dateisystem abgelegt. Damit die Dokumentablage den Anforderungen einer E-Akte genügt, werden ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und unsere Schnittstelle benötigt.

Über die BALVI DMS Schnittstelle werden alle Dokumente, die in BALVI iP erzeugt oder aus anderen Systemen nach BALVI iP importiert werden (auch BALVI mobil XT), in Ihrem DMS abgespeichert. In BALVI iP verbleiben nur Links auf diese Dokumente.

Die Schnittstelle basiert technologisch auf dem offenen CMIS-Standard. Dieser Standard wird von allen großen DMS-Herstellern unterstützt. Fragen Sie uns oder Ihren DMS-Hersteller, ob Ihr DMS die Dokumente, die über unsere Schnittstelle exportiert werden, bereits entgegen nehmen kann.

Vorteile durch die Nutzung der Schnittstelle

  • Automatische Übergabe aller Dokumente, auch von BALVI mobil XT oder von anderen Systemen
  • Erstimport der Altdaten
  • Ablage der Dokumente in einem System mit Versionierung und Revisionssicherheit
  • Alle Dokumente zu Ihren Betriebsstätten an einem Ort
  • Unterstützung nachfolgender Prozesse, wie die Übergabe der elektronischen Gerichtsakte
  • Medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung und reduzierter Aufwand bei der Aktenablage

 

Übersichtsgrafik

Übersichtsgrafik

Ablauf und Kosten der Schnittstellen-Einführung

Typischer Ablauf für die Einführung der Schnittstelle:
Die folgenden Schritte beschreiben den Ablauf der Einführung, wenn Sie schon ein DMS im Einsatz haben oder sich schon klar für ein DMS entschieden haben. Ob die BALVI DMS-Schnittstelle Ihr DMS bereits unterstützt, lesen Sie bitte im Punkt "Termine und Entwicklungsstand" nach.

  1. Kickoff-Veranstaltung: Es sollten Vertreter aller beteiligten Institutionen anwesend sein, also vom Überwachungsamt, vom Rechenzentrum, vom DMS-Hersteller und von BALVI
  2. Planung der Aktenstruktur: Eigene Aktenstruktur oder bundeslandweit gültige Aktenstruktur. Gerne helfen wir mit unseren Erfahrungen aus anderen Einführungsprojekten weiter.
  3. Ggf. Konfiguration der Schnittstelle nach Ihren Anforderungen
  4. Testinstallation der Schnittstelle
  5. Produktivbetrieb der Schnittstelle
  6. Support und Weiterentwicklung der Schnittstelle

Kosten:
Die Gesamtkosten teilen sich in Lizenzkosten für die Schnittstelle zzgl. jährlicher Pflegekosten von 22% des Verkaufspreises sowie mehreren Dienstleistungstagen für die Einrichtung der Schnittstelle auf. Bitte kontaktieren Sie uns für genauere Angaben zu den Lizenzkosten und der Anzahl benötigter Dienstleistungstage.

Die Lizenzkosten können sich verringern, wenn es entsprechende Verträge mit Ihrem Bundesland gibt. Bitte sprechen Sie dazu Ihren Landesadmin an.

Nicht Teil dieser Kostenaufstellung sind eventuelle Kosten, die Ihr DMS-Hersteller für seinen Teil der Schnittstelle in Rechnung stellt. Bitte sprechen Sie dazu mit dem Ansprechpartner Ihres DMS-Herstellers.

Referenzen

Seit dem Jahr 2015 läuft im Landkreis Görlitz die DMS-Schnittstelle zwischen BALVI iP und VIS von PDV-Systeme, das in ganz Sachsen von der KISA betrieben wird.

Über die Schnittstelle werden Betriebs- und Kontrollakten im DMS inkl. notwendiger Zusatzinformationen wie z. B.„HIT-Nummer“ und „Zulassungsnummer Fleischhygiene“ nach einer entsprechenden Erfassung in BAVLI iP automatisch angelegt. Generell entfällt das Ausdrucken von Dokumenten für die „Papier“-Akte, die Ablage von Dokumenten erfolgt automatisiert, und die Fallakte ist ortsübergreifend verfügbar. Die Schnittstelle ist ein wichtiger Schritt hin zur elektronischen Akte.

Lesen Sie hier den Anwenderbericht von Alexander Barannikov und Dr. Ralph Schönfelder zur erfolgreichen Einführung der Schnittstelle zwischen BALVI iP und dem lokalen Dokumentenmanagementsystem VISkompakt.

Anwenderbericht Anbindung BALVI iP - VISkompakt Download Anwenderbericht

Gesamtausgabe PDV News 02/2015 Download der Gesamtausgabe PDV News 02/2015 (doppelseitig)

Entwicklungsstand und Termine

Entwicklungsstand nach Herstellern
Unsere Schnittstelle unterstützt den internationalen CMIS-Standard für Schnittstellen von Fachverfahren zu Dokumentenmanagementsystemen. Alle großen DMS-Hersteller in Deutschland haben sich darauf geeinigt, diesen Standard ebenfalls zu unterstützen.

Unsere Schnittstelle ist damit in Grundzügen herstellerunabhängig, trotzdem müssen wir bilateral mit allen Herstellern eigene Versionen entwickeln und testen, da alle DMS Unterschiede in der Verarbeitung der Dokumente aufweisen.

Hersteller / VertriebSystemEntwicklungsstand
PDV-SystemeVIS-Suitegemeinsamer Test mit Hersteller,
einsatzbereit ab Herbst 2018
KISA *VISkompakt *einsatzbereit, SST basiert auf dem XDOMEA-Standard
Optimal SystemsEniaoIn der Entwicklung
Codiad.3In der Entwicklung

* betrifft nur das Bundesland Sachsen

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Ihr Dokumentenmanagementsystem hier nicht aufgelistet ist. Für prüfen gerne die Anbindung von BALVI iP an ihr System.

Termine
Wir stellen unsere Schnittstelle von Zeit zu Zeit auf Veranstaltungen von DMS-Herstellern oder auch auf Messen und Kongressen vor:

DatumVeranstaltung
---Derzeit sind keine Veranstaltungen geplant.

Dokumente

Produktübersicht

Anwenderbericht Anbindung BALVI iP - VISkompaktProduktbeschreibung (kurz)


Dokumentation
Die folgenden Dokumente beziehen sich auf unsere XDOMEA-basierte Schnittstelle, die in Sachsen zum Einsatz kommt. Eine Dokumentation der neuen CMIS-Schnittstelle stellen wir bis zum Herbst 2018 zur Verfügung.

Anwenderbericht Anbindung BALVI iP - VISkompaktSchnittstellenbeschreibung für den lokalen Administrator

Anwenderbericht Anbindung BALVI iP - VISkompaktDokumentation der XDOMEA-Schnittstelle für DMS-Hersteller

Kontakt

Sebastian Hasse

Ihr Ansprechpartner für Fragen zur DMS Schnittstelle:

Sebastian Hasse
Standort Potsdam
Tel.: 0451 70280-85
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!